Erfolgreiche Eventplanung: Tipps & Checkliste!

Die Vorbereitung für eine Veranstaltung steht an? Damit Ihre Eventplanung erfolgreich vonstatten geht, hier die wichtigsten Tipps und Tricks rund um das Thema Planen, Vorbereitung, Ablauf und Nachbereitung.

Eventplanung: Die richtige Vorbereitung ist ein Muss!

Wer ein Event plant, der muss in jedem Fall viel Zeit in die richtige Vorbereitung stecken, denn gerade diese macht die Veranstaltung zu einem vollen Erfolg. Selbstverständlich gibt es auch die Möglichkeit, eine komplette Eventplanung von einem externen Partner (z. B. hier) übernehmen zu lassen. Dennoch kann es auch Spaß machen, sich selbst intensiv mit der Planung einer Veranstaltung auseinander zu setzen. Dabei ist es vollkommen egal, ob es sich um eine Veranstaltung geschäftlicher oder privater Natur handelt. In erster Linie kommt es einmal darauf an, sich grundsätzliche Gedanken zur Veranstaltung zu machen.

Wie soll das Motto der Veranstaltung lauten oder unter welchem Stern steht das Event (Hochzeit, Firmenjubiläum, Geburtstag etc.). In einem zweiten Schritt kann grundsätzlich einmal überlegt werden, in welchem Rahmen die Veranstaltung stattfinden soll. Diesem Gedanken schließen sich dann auch die Gästezahl sowie der Ort und die mögliche Event-Location an. Selbstverständlich ist es im gleichen Atemzug auch ratsam, das passende Datum festzulegen.

Für den Notfall ist ein zweites Ersatzdatum praktisch, denn schließlich geht es erst bei der feinen Planung um die genaue Reservierung bzw. Abstimmung mit den Lokalitäten und weiteren Beteiligten. Sind diese Grundgedanken gefasst, kann tatsächlich in die grobe Planung gestartet werden. Generell ist es stets ratsam, alles Wichtige niederzuschreiben.

 

Die grobe Planung für die Veranstaltung

Bei der groben Planung geht es zunächst darum, einmal ein Konzept aufzustellen nach dem Motto ‚Wer macht was wann?‘ Dafür ist es ratsam, die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festzulegen. Handelt es sich um eine private Veranstaltung, muss dies selbstverständlich nicht so förmlich sein wie bei geschäftlichen Events. Generell gilt: Es ist wichtig, dass jeder weiß, was er tun muss. Nur wenn dies festgelegt ist, gelingt auch die restliche Planung ohne Weiteres.

Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Finanzen: In jedem Fall sollte ein Gesamtbudget und ein Budget nach verschiedenen Bereichen festgelegt werden. Beispielsweise Gesamtbudget 10.000 Euro, wovon 5.000 für das Catering verwendet werden sollen, 1.000 für die Musik und 4.000 für das Rahmenprogramm.

Nachdem diese grundsätzlichen Punkte festgelegt wurden, geht es darum, den Terminplan auszuarbeiten. Bis wann müssen welche Dinge erledigt sein? Deadlines mit genügend Puffer sind eine gute Möglichkeit, um eine entspannte und machbare Eventplanung durchzuführen. Anschließend können bereits die ersten Gedanken zum Event-Konzept gefasst werden. Also was soll primär im Vordergrund stehen? Soll es Essen geben – wenn ja, welche Art?

Wie soll das Event im Großen und Ganzen ablaufen und gibt es wichtige Dinge, die auf keinen Fall vergessen werden dürfen? All das sind Fragen, deren Beantwortung bereits hilft, die grobe Eventplanung auf die Beine zu stellen und damit das Gerüst für die nachfolgende Feinplanung aufzustellen.

Mit der Feinplanung wird das Event zum Erfolg

Bei der Feinplanung geht es darum, wirklich an alles zu denken. Zunächst einmal ist es sinnvoll, mittels Brainstorming und dem bereits festgelegten Event-Konzept alle Dinge zusammenzutragen, an die in jedem Fall gedacht werden muss. Besonders relevant sind hier die verschiedenen Reservierungen:

• Event-Location buchen
• Catering
• Musik
• Fotograf
• Technik
• Mobiliar
• Transport
• Deko
• Bei größeren Veranstaltungen: Security Service

Sind all diese Dinge fest gebucht, ist bereits ein Großteil der Vorarbeit erledigt. Dennoch geht es jetzt noch spezifischer ins Detail: Beim Catering muss das Menü festgelegt werden. Das genaue Programm der Veranstaltung muss durchgeplant werden – dafür stets ein wenig Puffer mit einrechnen, denn zumeist geht nichts so, wie es wirklich funktionieren soll. Verzögerungen bis zu 15 Minuten sollten in jedem Fall einkalkuliert sein, sodass der Zeitplan nicht gesprengt wird. Ein nettes Rahmenprogramm kann Verzögerungen oder freie Zeit übrigens hervorragend kaschieren bzw. füllen. Auch hierfür sollte vorgesorgt werden.

Gäste einladen: Liste zusammenstellen und Karten gestalten

Ist wirklich alles fix gebucht, kann es daran gehen, die Gäste einzuladen. Es versteht sich von selbst, dass die Gästezahl in jedem Fall in Abhängigkeit zur Location festgelegt werden muss. Bereits vorher sollte gut überlegt werden, wer denn nun wirklich eingeladen wird – vielleicht tatsächlich schon im Hinblick auf einen vorläufigen Sitzplan, wenn mit Sitzkarten gearbeitet wird.

Je nach Event werden dann die Einladungskarten versendet. Bei der Beschriftung der Einladungskarten ist es besonders wichtig, alle Gäste mit Vor- und Nachnamen anzusprechen. Im geschäftlichen Bereich ist es ratsam, nicht auf Titel und Co. zu verzichten. Im Privaten kommt es darauf an, in welchem Rahmen das Event stattfinden soll.

Generell ist es in manchen Teilen Deutschlands üblich, dass Einladungskarten zur Hochzeit beispielsweise persönlich überbracht werden. Bei Personen, die zu weit entfernt wohnen, ist dies aber in der Regel nicht notwendig. Auch Einladungen zu geschäftlichen Events können ohne Weiteres mit der Post oder via Mail versandt werden. Eine echte Unterschrift ist auf Einladungskarte, die auf dem postalischen Weg versendet werden, besonders wertschätzend. Je nach Anzahl der Gäste sollte darauf also nicht verzichtet werden.

Video: Rette Schäden an Absätzen, Handtaschen, Deko oder Mobiliar

Wer kennt das nicht? Event-Manager hatten das Problem schon tausendfach. Einem Gast geschieht ein kleines Malheur, wie ein abgebrochener Absatz oder der Trageriemen, der von der Handtasche reißt, weil man unbemerkt irgendwo hängen geblieben ist. Reißverschlüsse, deren Nähte sich auflösen – Sie wissen schon. Da fühlt man sich als Eventplaner immer ein bisschen mit-verantwortlich, denn man möchte ja, dass sich die Gäste trotz kleiner Unfälle und Eigenverschulden wohlfühlen und sich niemand unfreiwillig zum Gespött macht. In solchen Fällen sind es oft die einfachsten Mittelchen, die fehlen. So zum Beispiel der Bad Kleber, der beinahe alles kann. Basierend auf Sekundekleber und einem Silikongemisch, welche vermischt werden, härtet der Kleber rasch aus und bleibt trotz hoher Robustheit dauerhaft geringfügig elastisch. Diese Kombination hat bereits die ein oder andere Reputation gerettet.

Bei der Veranstaltung selbst

Sind alle Vorbereitungen getroffen, kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Generell ist es jedoch ratsam, am Tag der Veranstaltung bzw. am Vortag bereits frühzeitig vor Ort zu sein, denn es gibt noch eine Vielzahl von Dingen, die vorbereitet werden muss. Zunächst sollten jedoch die Helfer bzw. das Personal instruiert werden und die jeweiligen Zuständigkeiten festgelegt werden.

Auch am Tag der Veranstaltung ist eine gute Vorbereitung Pflicht. Deshalb sollte auch überprüft werden, ob hinsichtlich der Bestuhlung bzw. des Mobiliars alles passt. Vor der Veranstaltung können noch wichtige Dinge geändert werden. Danach gilt es, die Technik (Musik, Licht, Beamer) einmal auf die Funktion zu prüfen. Auch die Verbindung von PC und Beamer sollte gewährleistet sein.

Sind all diese Dinge erledigt, kann es mit der eigentlichen Veranstaltung losgehen. Damit im Notfall alles passt, ist es ratsam, Ersatzkleidung parat zu haben. Nicht selten geht bei den Vorbereitungen etwas schief und es bedarf einer neuen Bluse oder eines neuen Hemdes. Nach der Begrüßung der Gäste sollte der Zeitplan stets im Auge gehalten und ggf. angepasst werden.

Ist die Veranstaltung erfolgreich verlaufen und die Gäste sind verabschiedet geht es ans Abbauen, die Entsorgung und die Reinigung. Des Weiteren sollten die Finanzen im Nachgang eines Events geprüft werden: Was wurde angesetzt und was wurde tatsächlich abgerechnet? Neben der Evaluierung des Events ist es außerdem essenziell, den Gästen eine Dankeskarte bzw. E-Mail zu senden. Mit der richtigen Eventplanung kommen die Gäste auch beim nächsten Mal gerne wieder!

Video:Veranstaltungen richtig planen – Tipps vom Profi

Checkliste für eine erfolgreiche Eventplanung:

• Erste Gedanken: Motto der Party bzw. der Veranstaltung, roter Faden, Gästeliste zusammenstellen, Datum und Ersatzdatum festlegen, Ort und Event-Location ermitteln, Infrastruktur im Blick behalten (Erreichbarkeit, Bahnhof, Parkplätze, Barrierefreiheit)
• Grobplanung: Event-Konzept erarbeiten, Budget festlegen, Organisation und Verantwortlichkeiten festlegen (wer macht was?), Terminplan ausarbeiten
• Feinplanung: Programm festlegen, Reservierung der Event-Location, alle wichtigen Absprachen machen und definitiv festlegen (Catering, Musik, Fotograf, Möbel, Technik, Transport, Deko usw.), Menü und Bewirtung festlegen, Einladungskarten gestalten und versenden, Anreise organisieren (Schilder, Shuttle etc.), bei größeren Veranstaltungen: Sicherheitspersonal, Notausgänge organisieren und kennzeichnen, Rahmenprogramm festlegen
• Tag des Events: Technik überprüfen bei Generalprobe, Personal instruieren und Zuständigkeiten absprechen, Begrüßung der Gäste sichern, Zeitplan regelmäßig prüfen und ggf. Änderungen und Anpassungen vornehmen, Verabschiedung der Gäste
• Unmittelbar nach der Veranstaltung: Abbau der Technik und des Mobiliars, Entsorgung und Reinigung,
• Nach der Veranstaltung: Inventar überprüfen, geplantes Budget mit dem tatsächlichem abgleichen, Dankesbriefe oder -E-Mails an die Gäste senden

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